一、 出国前准备
1.1 填写必要表格
填写“出国（境）交流资助申请（附件1）”和“修读课程计划书（附件2）”。
表格经教学主任签字后，提交至本科办238A备案，或以PDF电子版形式提交。
提前规划交流期间的学分认定，避免影响正常毕业。
1.2 网上提交申请
在华中科技大学本科生出国（境）交流管理服务平台（http://studyabroad.hust.edu.cn/admin#/login）填写出国（境）/线上申请。
注意事项：
开支预算不要选“其他”。
拟出（回）国时间必须在通知书/邀请函时间段内，到达国内的时间必须在通知书/邀请函里最后的时间当天或提前。
学生预计出入境时间与项目时间差距较大的必须补充详细的行程安排（合理合规，学校也会审核，建议学生避免出现这种情况），否则不予资助。若资助，则按项目或交流学习实际时间资助。根据《华中科技大学学生违纪处分规定》（校学〔2023〕5号）第二十八条，因公出国（境）交流后逾期不归无正当理由的，视情节轻重，给予严重警告及以上处分。
往返行程必须行程闭环。
及时关注网站上各阶段的审核，完成审核。
1.3 梳理课程
提前对出国（境）期间开设的课程做梳理。
如需注销课程，提前写好课程注销申请（需注明学号、姓名、原因、注销课程信息等），签字并提交至本科办238A备案。
学院原则上不单独给出国（境）的学生安排线上考试。
1.4 了解报销流程
查看附件“华中科技大学财务报销办事指南2023”，提前了解如何开票及保留票据。简单梳理如下：
报销材料用曲别针或燕尾夹夹住，不要用订书机钉在一起！除连续的合同等材料外，一般均单面处理。
*具体事宜以财务处解释为准。 财务处联系电话：027-87543468 |
牢记发票抬头，所有发票按下面的格式开 发票抬头：华中科技大学 统一社会信用代码（原组织机构代码、原税号合并）：12100000441626842D 单位地址：湖北省武汉市洪山区珞喻路1037号 电话号码：027-87543468 开户银行：中国建设银行武汉喻家山支行 银行账号：42001127145050000610-0001 |
一、出国（境）报销所需资料： 1. 华中科技大学在校本科生出国（境）交流申请表原件（出国申请时的表格，导出来打印一份）； 2. 华中科技大学在校本科生出国（境）交流返校申请表原件（在出国境系统流程审批完成后可导出，交至学院本科办238A盖章）； 3. 护照复印件，照片页（必须有）和出入境日期页（出入境记录在国家移民管理局查询打印提交[移民局]出入境记录查询 (gjzwfw.gov.cn)）； 4. 发票（国际旅途机票发票、行程单；住宿、城市间交通的相关发票或票据，学费、注册费、保险、签证相关费用的发票或票据等）及付款凭证（银行卡记录或银行电汇单或者微信支付宝支付记录等），外币结算的票据需提供中国银行汇率表（自行前往中行网站下载中国银行网站_金融市场_外汇牌价 (boc.cn)），按照报销之日计价，将之转化为人民币金额）；长期有房租的，需要有合同，和支付记录，或者至少请对方手写一个收据，然后附支付记录。 5. 会议邀请函、协议及翻译件（翻译报账相关条款）。 如果账目超过五条，属于比较复杂的账目，建议单独做一张表格，写清楚自己一共多少类别款项，各多少钱，总计多少钱（如机票xxx元，学费xxx元，住宿等等各xxx元），方便审核看清你总共有多少，减少后面返工的概率！ |
二、线上国际课程报销所需资料： 1. 华中科技大学在校本科生出国（境）交流申请表原件（出国申请时的表格，导出来打印一份）； 2. 华中科技大学在校本科生交流项目总结表原件（在出国境系统流程审批完成后可导出，交至学院本科办238A盖章）； 3. 课程说明，课程费发票及付款凭证（银行卡记录或银行电汇单或者微信支付宝支付记录等）。 |
三、注意事项： 1. 所有材料都需要纸质的，发票需要打印出来（如果是纸质发票，就把它平摊贴在一张A4纸上（其他的如登机牌以及收据等也需要这样贴好了交）），所有的表格、文件等等也都需要打印出来。 2. 城市公共交通及住宿费，如无原始发票、由他人垫付、现金支付，可提供有院系财务负责人签字的外币结算情况说明（财务处网站下载），以及行程、房间预订单； 3. 境外付款尽量使用银行卡支付（方便查询流水，能用人民币跨国结算更好，还省得交外汇牌价）； 4. 同一批件的外汇审核，无论经费来源不同，人员构成不同，均需要将所有人员的票据按用途（住宿、交通等）分类整理一次审核报销； 5. 机票及行程单； 6. 通过国内航空公司官方网站购买的国际机票，需提供税务发票并附A4纸打印的行程单或航空运输电子客票行程单（有发票专用章）； 7. 通过国内机票代理机构或者旅行社购买的国际机票，需提供税务发票并附A4纸打印的行程单或航空运输电子客票行程单（有发票专用章）； 8. 通过国外航空公司网站或者其他网站购买的国际机票（含金额），需要提供国外航空公司电子行程单和信用卡对账单。 本科生出境不发放伙食和公杂补贴。 |
注意： 需要注意的是，你的开销不管是多少，所有票据都要准备！都交过来！你的报销材料就是要能够反映你到底做了个什么事。 你说不想交机票火车票，那你是走过去的吗。。。只有你的出行，学费，护照，申请，住宿等等票据齐全，那才是叙述了完整的一件事。这是出于财务要票据齐备、不能造假的要求。 |
第三步：审核 1、相关办公室 找秘书老师审核，这一步最好大家就能把票据搞清楚，省得后面交到财务处还反复返工。 2、将返校申请表【本科生出国（境）管理平台中打印审批完成的签名表格（学生可打印）】交至管院238A教务老师处审核并盖章。 3、携同报销单（可咨询秘书老师）和盖章后的返校申请表以及报销所需资料前往财务处一楼大厅，扫描报销单上面的二维码，装袋，丢进报销机。 财务处地址：大学生活动中心附近（高德地图可搜） |
二、 返校后流程
2.1 报备及提交材料
提交流程总结电子版（包括学习、生活相关照片，以学习收获为主），字数不得少于2000字，并列出费用清单，电子版命名：专业班级-学号-姓名-交流总结。
提交宣讲证明（回国后第一时间跟辅导员约宣讲时间，回国后一个月内完成交流宣讲）。
2.2 准备纸质资料
见“出境报销所需资料”。
2.3 提交审核
将以上纸质资料准备齐全后提交学院教务科238A。
教务科审核通过后，学生须第一时间在出国交流平台上提交返校申请。注意返校申请表上的出入境时间必须和国家出入境管理局查到的时间完全一致，否则财务会要求提供说明（需院系签字盖章）。
系统中“开支明细”不要选“其他”。
2.4 报销流程
期间教务科会根据学生提供的材料及系统里审核完成度，向学校及学院打报告，报告批准后教务员会通知到相关同学。学生持报销材料到426找院财务李老师走后续的报销流程。具体见“一、出国前准备-（三）了解报销流程-第三步：审核”。
2.5 学分认定
必须取得国（境）外成绩单原件（原件会在毕业后归档到学校档案馆）。
教务科负责核实该成绩单，一般从三方面来核实：①外方发来的邮件（一般公对公）；②学生登录自己的账号和密码，同时提供原始成绩单；③成绩单PDF的防伪码。同学们应主动配合。
填写学分认定申请表（见附件），学分认定申请表备注一栏用铅笔换算成百分制成绩（由教学主任指定任课老师给予分数认定，并签字），院系审核一栏需要教学主任签署意见（同意），并签名。将已填写完毕的学分认定申请表和原始成绩单一起送至本科办238A，进行学分认定。
三、 注意事项
学生应于出国境日期前在平台上提交“出国（境）/线上申请”，如果学生在出国境时间之后进行出国申请的，不资助。
如有不清楚的地方，及时跟本科办联系。
管理学院本科教学管理办公室
联系电话：027-87542854
